HAKAN GIDA TARIM ÜRÜNLERİ NAKLİYAT İNŞAAT SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.
KVKK KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. AMAÇ
İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), HAKAN GIDA TARIM ÜRÜNLERİ NAKLİYAT İNŞAAT SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. (“HAKAN GIDA TARIM’’ veya “Şirket”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusundaki usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. HAKAN GIDA TARIM, hukuki ve sosyal sorumluluğunun bir parçası olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (''Kanun'') kapsamında ulusal kişisel veri koruma, işleme, saklama ve imha düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, hizmet sağlayıcılarının, ziyaretçilerin ve herhangi bir nedenle HAKAN GIDA TARIM nezdinde bulunan kişisel verileriniz, HAKAN GIDA TARIM Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu politika çerçevesinde; T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, Kanun ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak saklanmakta ve imha edilmektedir.
2. VERİ KORUMA SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASININ KAPSAMI
İşbu Politika, HAKAN GIDA TARIM ÜRÜNLERİ NAKLİYAT İNŞAAT SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.‘nde uygulanmaktadır.
HAKAN GIDA TARIM çalışanları, çalışan adayları, müşterileri, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup, Şirketimizin sahip olduğu ya da Şirketimizce yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde işbu Politika uygulanmaktadır.
Politika zaman zaman güncellenebilir. Bu nedenle, Politika’nın en güncel versiyonuna ulaşmak için, düzenli olarak www.hakangida.com.tradresini ziyaret etmenizi rica ederiz.
3. TANIMLAR
Kanun/KVKK | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Kurul/Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurulu/Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. |
İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
Alıcı Grubu | Veri Sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi |
Hizmet Sağlayıcı | Şirketimiz ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi |
Açık rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
Anonim hâle getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Kişisel verilerin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Veri işleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Aydınlatma Yükümlülüğü | Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, Kanun’un 11 inci maddesinde sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermek. |
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi |
Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
Yönetmelik | 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
4. SORUMLULUK VE KİŞİSEL VERİ KORUMA KOMİTESİ
HAKAN GIDA TARIM, şirket bünyesinde Kişisel Veri Komitesi (''Komite'') kurmuştur. Komite; ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
HAKAN GIDA TARIM'ın tüm çalışanları, Komite tarafından Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması konusunda Komite'ye destek verirler.
Komite; bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Komitede görevli HAKAN GIDA TARIM çalışanlarının unvanları ve görev tanımları şu şekildedir:
BİRİM | UNVAN | GÖREV TANIMI |
· Genel Müdür |
Kişisel Veri Koruma Komitesi Yöneticisi | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
· İnsan Kaynakları Müdürü · IT Sorumlusu · Avukat
| KVKK Uzmanı (Teknik ve İdari) | İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
HAKAN GIDA TARIM bünyesinde yer alan kişisel verileriniz, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun olarak aşağıda listelenen kayıt ortamlarında hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
· Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) · Yazılımlar (ofis yazılımları, portal,) · Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, antivirüs vb. ) · Video Kaydı · Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) · Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) · Optik diskler (CD, DVD vb.) · Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) · Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi |
· Kâğıt · Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
6. KAYIT ORTAMLARININ GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
HAKAN GIDA TARIM; kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak imha edilmesi için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
6.1. Teknik Tedbirler
HAKAN GIDA TARIM, kişisel verilerinizin saklandığı ortamlarda, ilgili verinin ve tutulduğu ortamın niteliklerine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
v Sistem güvenliği geliştirilmektedir.
v Kullanıcıların bilişim sistemlerine erişimi sınırlandırılmakta, erişim ve yetki matrisi oluşturulmaktadır.
v Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için önlemler alınmaktadır.
v Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yangın söndürme sistemi) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
v Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortamı, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kriptografik yöntemler ile korur.
v Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
v HAKAN GIDA TARIM, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
v Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
v Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
v Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda parolalar kullanılmaktadır.
v Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri (kısmen) kullanılmaktadır.
v Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
v Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
v Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamlarda güvenlik önlemleri alınmaktadır
v Kişisel verilerin yok edilmesi; geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanmaktadır.
6.2. İdari Tedbirler
HAKAN GIDA TARIM tarafından, işlenen kişisel verilerinizle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
v Kişisel Verilerin korunmasına ilişkin mevzuata etkin uyum sağlamak amacıyla nihai sorumluluk Yönetim Kurulu’nda olmak üzere Yönetim Kurulu tarafından Kişisel Veri Koruma Komitesi Kurulmuştur.
v Bilgi Güvenliği Politikası hazırlanmıştır.
v İç Denetim birimi tarafından KVKK yükümlülüklerine uyum periyodik olarak denetlenmektedir.
v Erişim yetki kısıtlamalarının öngörülmüştür.
v Veri minimizasyonunun sağlanmıştır.
v Veri saklama sürelerinin tespit edilmiştir.
v HAKAN GIDA TARIM çalışanlarına, gerçekleştirilen/gerçekleştirilecek toplantı ve eğitimlerle farkındalık yaratılmaktadır.
v HAKAN GIDA TARIM tarafından çalışanlara; Kanun’a uyum süreçlerinde dikkat edilmesi gereken hususlara yönelik eğitim verilmektedir.
v HAKAN GIDA TARIM'ın iş ve operasyonel süreçleri Kanun’a uyumlu hale getirilmiştir.
v Veri envanteri ile veri işleme şartlarının hangi durumlarda gerçekleştiği tespit edilmiştir.
v Çalışanlarımızla ve tüm üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelere Kişisel Verilerin Korunması’na İlişkin hükümlerin eklenmiştir.
v Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
v HAKAN GIDA TARIM internet sitesinde, ilgili kişilerin kişisel verileri ile ilgili başvurularının alınması amacıyla gerekli yönlendirmeler yapılmakta ve başvuru formu yer almaktadır.
7. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
HAKAN GIDA TARIM tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve tedarikçi/hizmet sağlayıcı olarak şirketimizle ilişkide bulunan 3. kişilere ait kişisel veriler; Kanuna, Yönetmenliğe, HAKAN GIDA TARIM Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Politika'ya uygun olarak saklanmakta ve imha edilmektedir.
HAKAN GIDA TARIM, kişisel verilerinizi ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.
Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde kişisel verileriniz HAKAN GIDA TARIM Politikası’na göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ile ilgili Şirketimiz tarafından yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.
7.1. Saklamayı Gerektiren Sebepler
v Sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
v Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla,
v Kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla HAKAN GIDA TARIM'ın meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması nedeniyle,
v HAKAN GIDA TARIM'ın hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi amacıyla,
v Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi sebebiyle;
· 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
· 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
· 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
· 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
· 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu
· 4857 sayılı İş Kanunu
· 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler
v Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması sebebiyle saklanmaktadır.
7.2. İmhayı Gerektiren Sebepler
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler HAKAN GIDA TARIM tarafından re’sen veyahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
v Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
v Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
v Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
v Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
v İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
v Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
v Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
8. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA YÖNTEMLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, HAKAN GIDA TARIM tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. HAKAN GIDA TARIM tarafından uygulanan, kayıt ortamlarına göre silme yöntemleri şu şekildedir:
Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | ||
Karartma | ü Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. ü Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. | |
Elektronik Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemler | ||
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme | ü Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır. ü Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi şeklinde yapılır. | |
8.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. HAKAN GIDA TARIM tarafından uygulanan, kayıt ortamlarına göre silme yöntemleri şu şekildedir:
Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemler | |
Fiziksel Yok Etme | Kâğıt ortamında yer alan kişisel veriler kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Elektronik Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemler | |
Fiziksel Yok Etme | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
8.3. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. HAKAN GIDA TARIM, kişisel verilerin anonimleştirilmesi yöntemlerinden hiçbirini kullanmamaktadır.
9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
9.1. Saklama Süreleri
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ |
Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
Sözleşmelerin hazırlanması | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler | 1 Yıl (Çalışan Adayının Açık Rızasının Bulunması Halinde) |
İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 Yıl |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile HAKAN GIDA TARIM arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler,İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, HAKAN GIDA TARIM'la olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi | Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren 10 yıl |
HAKAN GIDA TARIM’ın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile HAKAN GIDA TARIM arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, , HAKAN GIDA TARIM'ın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri | HAKAN GIDA TARIM’ın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, HAKAN GIDA TARIM'la olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
Log/Kayıt/Takip Sistemleri | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
Ödeme işlemleri | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
Personel Finansman Süreçleri | İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 Yıl |
HAKAN GIDA TARIM binalarındaki Güvenlik Kamera Kayıtları | 15 Gün |
9.2. İmha Süreleri
HAKAN GIDA TARIM, Kanun, ilgili mevzuat, HAKAN GIDA TARIM Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünü; ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde (En geç saklama süresini takip eden 180 gün içinde), yerine getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden HAKAN GIDA TARIM'a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; HAKAN GIDA TARIM talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. HAKAN GIDA TARIM'ın talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. HAKAN GIDA TARIM, yapılan işlemler doğrultusunda, ilgili kişiye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep HAKAN GIDA TARIM tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
10. PERİYODİK İMHA
Yönetmeliğin 11 inci Maddesi 2. Fıkrası: ''Periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı, veri sorumlusu tarafından kişisel veri saklama ve imha politikasında belirlenir. Bu süre her halde altı ayı geçemez. '' hükmünü amirdir.
Yönetmelik gereğince HAKAN GIDA TARIM, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre HAKAN GIDA TARIM Periyodik imha süreçleri ilk kez 30.12.2020 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder. Her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
11. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI VE GÜNCELLENMESİ
HAKAN GIDA TARIM tarafından hazırlanan işbu Politika 01.09.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
İşbu Politika Şirket lokasyonlarımızda yayınlanır ve talep üzerine kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulur.KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
İşbu Politika gerek duyulan hallerde ve ihtiyaç halinde güncellenir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.